Een gesprek met een opdrachtgever is geen standaard sollicitatiegesprek. De opdrachtgever wil niet alleen weten wat je in eerdere functies hebt gedaan, maar vooral of je begrijpt wat de opdracht vraagt. Kun je snel doorgronden wat er binnen het project speelt? Stel je relevante vragen? En kun je jouw ervaring vertalen naar de situatie van de organisatie?
Een goede voorbereiding helpt je om tijdens het gesprek sneller tot de kern te komen. Zeker bij projecten binnen de publieke sector, waar bestuurlijke belangen, maatschappelijke doelstellingen, verschillende betrokken partijen en strikte kaders samenkomen.
Maar hoe kun je een gesprek met een opdrachtgever goed voorbereiden?
Met deze zeven stappen ga je inhoudelijk sterk en met meer rust het gesprek in.
Begin niet alleen bij de opdrachtomschrijving of je eigen cv.
Verdiep je eerst in de organisatie waarvoor je mogelijk gaat werken.
Bekijk onder meer:
de website van de organisatie;
recente nieuwsberichten;
jaarverslagen en voortgangsrapportages;
beleidsstukken en projectpagina’s;
openbare aanbestedingsdocumenten;
LinkedIn-pagina’s van de organisatie en relevante medewerkers.
Zoek niet willekeurig naar informatie, maar probeer een aantal gerichte vragen te beantwoorden:
Wat zijn de belangrijkste doelstellingen van de organisatie?
Welke ontwikkelingen spelen er momenteel?
Onder welke bestuurlijke of maatschappelijke opgave valt het project?
Welke resultaten moet de organisatie de komende periode behalen?
Welke onderwerpen liggen mogelijk gevoelig?
Deze informatie helpt je om de opdracht niet als een losstaande functie te bekijken. Je krijgt beter zicht op de omgeving waarin je jouw werk moet uitvoeren.
Vervolgens verdiep je je in het project zelf. Probeer te achterhalen waarom de opdracht juist nu beschikbaar is.
Een opdrachtgever zoekt zelden zonder aanleiding naar een projectcontroller, planner, risicomanager, contractmanager of adviseur projectbeheersing. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van:
een nieuwe projectfase;
groei of verandering van het projectteam;
vertraging in de planning;
onvoldoende grip op risico’s of financiën;
een naderende aanbesteding;
aangescherpte rapportage-eisen;
uitval of vertrek van een medewerker;
behoefte aan aanvullende expertise.
De opdrachttekst geeft daar vaak slechts een deel van prijs. Kijk daarom ook naar de projectfase, recente besluiten, voortgangsrapportages en beschikbare projectdocumentatie.
Formuleer op basis daarvan enkele voorlopige hypotheses. Bijvoorbeeld:
Het project gaat een nieuwe uitvoeringsfase in, waardoor de behoefte aan integrale beheersing en voorspelbare rapportages toeneemt.
Presenteer zo’n hypothese tijdens het gesprek niet als feit. Gebruik deze als basis voor een toetsende vraag:
''Ik begrijp dat het project richting de uitvoeringsfase gaat. Welke gevolgen heeft dat voor de inrichting van de projectbeheersing?''
Daarmee laat je zien dat je je hebt voorbereid, zonder te doen alsof je de interne situatie al volledig kent.
Bekijk vooraf met wie je het gesprek voert. Een projectmanager kijkt mogelijk anders naar de opdracht dan een manager projectbeheersing, contractmanager, recruiter of afdelingshoofd.
Onderzoek waar mogelijk:
welke rol iemand binnen het project heeft;
voor welke resultaten die persoon verantwoordelijk is;
welke vakinhoudelijke achtergrond iemand heeft;
hoelang iemand bij het project of de organisatie werkt;
welke onderwerpen waarschijnlijk belangrijk zijn voor die functie.
Dit helpt je om je antwoorden beter te laten aansluiten. Een projectmanager wil bijvoorbeeld weten hoe jij overzicht en voorspelbaarheid creëert. Een manager projectbeheersing zal mogelijk dieper ingaan op processen, systemen, rapportages en de samenwerking tussen disciplines.
Gebruik de informatie met mate.
Het doel is niet om persoonlijke kennis tentoon te spreiden, maar om de belangen en verantwoordelijkheden aan tafel beter te begrijpen.
Veel professionals bereiden zich voor door hun cv nogmaals door te nemen. Dat is nuttig, maar niet voldoende. Een opdrachtgever heeft weining aan een chronologisch overzicht van alles wat je hebt gedaan.
Selecteer vooraf drie of vier projecten die direct aansluiten op de nieuwe opdracht. Bereid per voorbeeld kort voor:
wat de situatie was;
welk probleem of risico speelde;
wat jouw verandtwoordelijkheid was;
welke actie je hebt ondernomen;
welk resultaat je hebt bereikt;
wat je daarvan hebt geleerd.
Maak je bijdrage zo concreet mogelijk. Zeg niet alleen:
''Ik was verantwoordelijk voor de planning.''
Leg uit wat je daadwerkelijk hebt verbeterd:
Bij de start ontbrak een integrale planning tussen ontwerp, besluitvorming en uitvoering. Ik heb de deelplanningen samengebracht, afhankelijkheden zichtbaar gemaakt en een vast actualisatieproces ingericht. Daardoor kon het projectteam eerder bijsturen op kritieke mijlpalen.
De relevantie voor de nieuwe opdracht is belangrijker dan de omvang of bekendheid van het vorige project.
Goede vragen laten zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar ook nadenkt over het project en de resultaten die van je worden verwacht.
Bereid vragen voor over vijf onderwerpen.
Waarom wordt deze opdracht juist nu ingevuld?
Welk probleem moet de nieuwe professional als eerste helpen oplossen?
Is dit een nieuwe rol of neemt iemand bestaande werkzaamheden over?
In welke fase bevindt het project zich?
Welke belangrijke besluiten of mijlpalen komen eraan?
Waar liggen momenteel de grootste onzekerheden?
Welke resultaten moeten in de eerste drie maanden zichtbaar zijn?
Wanneer is de opdrachtgever tevreden over de invulling van deze opdracht?
Welk mandaat en welke verantwoordelijkheden horen bij de rol?
Met welke disciplines en betrokken partijen werk ik het meest samen?
Hoe zijn verantwoordelijkheden binnen het projectteam verdeeld?
Waar verloopt de samenwerking momenteel goed en waar is verbetering nodig?
Hoe zijn planning, risico’s, financiën, scope en rapportages met elkaar verbonden?
Welke systemen en rapportagecycli worden gebruikt?
Op welke onderdelen wil de opdrachtgever meer grip of voorspelbaarheid?
Stel niet alle vragen achter elkaar.
Selecteer de vragen die passen bij het verloop van het gesprek en vraag door op de anwtoorden.
Bij de publieke projecten draait het niet alleen om tijd, geld en kwaliteit. Besluiten kunnen ook worden beïnvloed door bestuur, beleid, wetgeving, maatschappelijke belangen en publieke verantwoording.
Probeer daarom vooraf inzicht te krijgen in:
de bestuurlijke opdrachtgever;
de belangrijkste interne en externe betrokkenen;
de maatschappelijke doelstelling van het project;
politieke en publieke gevoeligheden;
relevante wet- en regelgeving;
afspraken met marktpartijen en uitvoeringsorganisaties;
de manier waarop besluitvorming en verantwoording zijn ingericht.
Dat betekent niet dat je tijdens het gesprek op ieder onderwerp een pasklaar antwoord moet hebben. Het betekent wel dat je begrijpt dat een technisch of financieel logische oplossing niet automatisch, bestuurlijk of maatschappelijk uitvoerbaar is.
Een opdrachtgever zoekt daarom vaak een professional die niet alleen zijn eigen disciplines beheerst, maar ook begrijpt hoe die discipline samenhangt met de rest van het project.
Controleer voor het gesprek of je deze vragen kunt beantwoorden:
Weet ik wat de organisatie en het project willen bereiken?
Begrijp ik waarom de opdracht nu beschikbaar is?
Ken ik de huidige projectfase en belangrijkste aandachtspunten?
Weet ik met wie ik het gesprek voer?
Heb ik drie relevante praktijkvoorbeelden voorbereid?
Kan ik mijn persoonlijke bijdrage concreet uitleggen?
Heb ik inhoudelijke vragen over de opdracht en verwachtingen?
Wett ik welke aannames ik tijdens het gesprek wil toetsen?
Kan ik in één minuut uitleggen waarom mijn ervaring aansluit?
Kun je meerdere vragen nog niet beantwoorden? Gebruik die punten dan voor je verdere voorbereiding.
De vraag naar professionals in projectbeheersing groeit snel. Organisaties zoeken mensen die structuur kunnen aanbrengen, overzicht creëren en projecten bestuurbaar houden.
Bij Essentium werken we dagelijks met professionals die actief zijn binnen projectorganisaties van onder andere overheden, netbeheerders en grote opdrachtgevers. We kijken niet alleen naar je ervaring, maar vooral naar waar jij het beste tot je recht komt.
Benieuwd welke projecten en organisaties bij jou passen?
Bekijk onze actuele vacatures of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw mogelijkheden binnen projectbeheersing en projectmanagement.