Wat je gaat doen

Als Personal Assistant bied je directe één-op-één ondersteuning aan een programmadirecteur. Een belangrijk deel van je werk bestaat uit het beheren van een complexe agenda. Je kijkt daarbij verder dan alleen beschikbare momenten: je stelt prioriteiten, houdt rekening met verschillende belangen en zorgt dat afspraken logisch en efficiënt op elkaar aansluiten.

Daarnaast ondersteun je bij e-mailcorrespondentie, administratieve processen en de voorbereiding van vergaderingen. Je wacht niet af tot er iets wordt gevraagd, maar denkt vooruit en signaleert zelf wat aandacht nodig heeft. Zo creëer je overzicht en zorg je ervoor dat de programmadirecteur zich optimaal kan richten op de inhoudelijke en bestuurlijke opgaven.

Jouw werkzaamheden

• Beheren en coördineren van een complexe agenda en afspraken

• Plannen van interne en externe overleggen en bewaken van prioriteiten

• Ondersteunen bij het beheren en structureren van e-mailcorrespondentie

• Bewaken en organiseren van administratieve processen

• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten

• Verzorgen van accurate verslaglegging wanneer dat nodig is

• Bewaken van afspraken, acties en opvolging

• Onderhouden van contact met collega's en externe betrokkenen

• Signaleren van knelpunten en tijdig ondernemen van actie

• Proactief ontzorgen van de programmadirecteur en vooruitdenken in wat nodig is

Wat we vragen

Je bent een ervaren en professioneel organisatietalent. Plannen en organiseren gaan je gemakkelijk af en ook wanneer prioriteiten plotseling veranderen, houd jij overzicht. Je weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming nodig is.

In jouw rol werk je met verschillende belangen, vertrouwelijke informatie en een agenda waarin veel samenkomt. Daarom zijn discretie, nauwkeurigheid en organisatiesensitiviteit belangrijk. Je communiceert helder, legt gemakkelijk contact en weet een leidinggevende op een prettige en professionele manier te ontzorgen.

Wat breng je mee?

• Aantoonbaar minimaal hbo werk- en denkniveau

• In de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in een één-op-één ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende

• Ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer

• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden

• Het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen en vooruit te denken

• Bij voorkeur minimaal 1 jaar recente werkervaring binnen een overheidsorganisatie

• Een diploma in een secretariële richting is een pré

Competenties

• Organiseren en plannen

• Proactief en initiatiefrijk

• Communicatief sterk

• Dienstverlenend

• Nauwkeurig en zorgvuldig

• Organisatiesensitief

• Discreet en betrouwbaar

• Zelfstandig

• Flexibel

• Stressbestendig

Wat we bieden

Als Personal Assistant kom je in dienst bij Essentium en ga je aan de slag binnen een professionele publieke organisatie. Je krijgt een verantwoordelijke positie waarin jouw bijdrage direct merkbaar is in het dagelijks functioneren van de programmadirecteur en de bredere organisatie.

Je kunt rekenen op:

• Een functie voor 32 uur per week

• Een salaris tussen €3.200 en €4.000 bruto per maand, passend bij jouw kennis en ervaring

• IKB en vakantiegeld bovenop het genoemde salaris

• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden

• Persoonlijke begeleiding en coaching vanuit Essentium

• Ruimte voor opleidingen en professionele ontwikkeling

• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid

• De mogelijkheid om hybride te werken

• Een professionele werkomgeving waarin samenwerking en inclusiviteit belangrijk zijn

• Startdatum 10 augustus 2026; beschikbaarheid per deze datum is een vereiste